こんにちは！hanaです。
この記事では「オフィスワークの種類や働き方」について解説します。
mai初心者フリーランスのmaiさんは次のようなことを考えています…
- オフィスワークってどんな種類があるの？
- オフィスワークに必要なスキルってどんなもの？
- 子育てが落ち着いたら会社勤務も考えてるけどフルタイムは厳しい。パートでも雇ってくれるのかな？
この記事を書いているhana（hanamaipop）は、2013年7月からWebライティングの仕事を始めました。現在は会社勤務をしながら、Webライターとして活動しています。
そんなhanaは、これまでにさまざまなオフィスワークを経験してきました。
- コンピュータ関連会社で営業事務（6年）
- 個人病院の秘書および経理事務（1年）
- 夫自営の接骨院の事務全般と経理（15年・継続中）
- 空調機などのメンテナンス会社で営業事務（3年半・継続中）
これらの実体験をもとに、オフィスワークについて解説していきます。
事務しごとに興味のある人は、ぜひ参考にしてくださいね。
- オフィスワークの種類がわかります
- オフィスワークに必要なスキルがわかります
- オフィスワークの働き方がわかります
hanamaiさんの疑問を一緒に解決していきましょう！
【オフィスワークの種類】社内の”縁の下の力持ち”
maiオフィスワークってどんな種類があるの？
この記事では、オフィスワークの種類について解説します。
- オフィスワークの種類がわかります
オフィスワークは「縁の下の力持ち」的な存在で、社内の業務が円滑に行われるようサポートする役目を担います。
主なオフィスワークの種類
- 一般事務
- 営業事務
- 経理事務
- 総務事務
- OA事務
- 貿易事務
- 英文事務
また、事務とは少し違いますが「秘書」という仕事もあります。秘書も重要なサポート業務ですが、こちらは基本的に一人の人を担当します。
私は病院勤務の際、院長秘書として書類作成や経理のサポートをしていました。業務内容は同じでも「秘書」という肩書きは、事務職よりも責任のある立場というイメージですね。
一般事務
一般事務は業務の範囲が広く、事務全般と雑務を行うといった感じです。
パソコンを使ったデータ入力やメール対応、依頼された書類作成、電話応対、来客の対応、郵便物の振り分けや発送業務など、多岐にわたります。
一般事務は業務の範囲が広く、正に「縁の下の力持ち」です。社内の複数部署のあらゆる人から、大雑把に業務依頼されたものを完璧にこなす「デキる事務員」というイメージですね。
営業事務
営業のサポートとして見積書や請求書の作成、メールや電話の対応、客先への説明資料を作ったり、客先に同行して説明を行うなど、顧客対応が主な業務です。
私は過去に勤務していたIT企業で営業事務をしていました。
まだ会社や個人にPCがない時代で、病院や官公庁、企業などに必要なシステムを開発し、顧客から情報を預かりホストコンピュータで処理し、毎月のデータ管理を行っている会社でした。
私が担当していたのは主に以下の業務です。
・新聞販売店の領収書発行業務
・役所の国民年金納付書業務
・市民病院のレセプト発行業務
事務の仕事で行っていたのは、顧客から送られてきた伝票のチェック、伝票の書き方等の指導、顧客からの電話対応、システム導入時の説明会への同行、毎月発行する帳票の発送業務などでした。
現在勤務している会社でも営業事務として伝票チェックや顧客への電話連絡、資料作成などを行っています。
経理事務
日々の入出金を記録して管理する仕事です。これは会社単位であったり、部署単位であったりと範囲は会社の規模によって違います。
社員への立替金の支払いや現金出納帳の記入、金庫の現金管理や銀行へ出向く処理など、業務の範囲も企業によってさまざまです。
hana採用条件として、経理業務経験や簿記の資格が必要な場合もあります。
これまでに私が一番長く携わってきたのが経理事務で、過去に個人病院で1年間、夫自営の接骨院での経理全般を15年継続中で、さらに自分自身のライター業でも経理作業を行っています。
事務の中でも地味で孤独な作業が多い経理ですが、間違いがあってはいけないし責任感を持って行わなければいけない業務なので、淡々と業務をこなすのが得意な人に向いていると思います。
総務事務
社員が安心して円滑に仕事が進められるようサポートする役目を担います。
事務用品やOA機器など会社のモノの管理や人事・労務管理、イベントスケジュールや社員への告知など、広範囲の仕事を任されます。
中小企業やベンチャー企業では人員に余裕がないことが多いので、人事・法務・広報などの仕事をまとめて総務で行っていることが多いです。
OA事務
hanaデータ入力を担当する事務です。WordやExcel、PowerPointなどのスキルが求められます。
一般事務や営業事務でもデータ入力や資料作成を行うことがありますが、OA事務はデータ入力が仕事なので、こちらの方が高いパソコンスキルを求められると思った方がいいでしょう。
専門的なイメージがありますが、OA事務についてはある程度パソコンスキルに自信がある人なら向いていると思います。
スキルアップするには何事も経験がいちばんなので、使ったことがないソフトだとしても、タイピングスキルがある人ならすぐに慣れるはずです。
貿易事務
輸入・輸出に必要な事務手続きを行う仕事です。
複雑な手続きが多いので、貿易事務検定や通関士の資格を持っていると有利で業務にも活かせます。
貿易関係の会社に勤務した経験がある人は有利ですね。
英文事務
海外と取引のある企業に必要な事務で、英語スキルが必須です。
海外の企業との電話やメールに対応したり、英文資料の作成や翻訳、通訳などを行います。
少し英語が得意だから…というくらいでは業務に支障がでることもあるので、英文事務に興味があるなら英語力のチェックやスキルアップが必要です。
「英語スキルに自信がある」と言える人にオススメの事務ですね。
【オフィスワークに必要なスキル】汎用性が必要
maiオフィスワークに必要なスキルってどんなもの？
オフィスワークに必要なスキルについて解説します。
- 業務に応じたパソコンスキルが必要
- 上司や社員のスケジュール把握も必要
- 文字を書く場面はけっこうある
- 事務以外の雑務もかなりある
オフィスワーク、いわゆる事務は社内事業を行う上で発生する細かな業務を担当する仕事なので、幅広い作業を要求されることが多いです。
ここでは最も多いと思われる「一般事務」をイメージしてオフィスワークに必要なスキルについて解説します。
業務に応じたパソコンスキルが必要
一般事務であれば基本的なパソコン操作ができ、WordやExcel、PowerPointなどが使えればOKです。
現在、私は営業事務ですが文書作成はほぼWordとExcel、たまにパワポという感じです。難しい表計算やグラフなどは要求されません。
注意したい点として、顧客宛の文書には郵送でもファックスでも「書類送付票」が必要なので、テンプレがない場合は上司に確認して作る必要があります。
一般的なテンプレートも今はたくさんあるので、そこから探しても良いと思いますが、会社専用のテンプレートがあることも多いので、必ず依頼された社員や直属上司への確認が必須です。
上司や社員のスケジュール把握も必要
これは会社の体制や業務内容によって違いがあると思いますが、顧客への急ぎの返事が必要な場合や、社内外での急なトラブル時など、連絡したい上司や社員が社内にいるとは限りません。
特に現在のようにリモートワークが多くなっている場合は、社内で対応しなくてはならない時に連絡がつかないと大変困ります。
hana営業やメンテ対応など常に社員が外部にいる部署であれば、スケジュール把握も重要な業務です。
文字を書く場面はけっこうある
デジタル時代になっても、手書きの書類記入や郵送の宛名書きなど、文字を書く場面はけっこうあります。
私の場合は事務が一人きりの職場なので「この書類を◯◯さんに送って」や「この書類に記入しておいて」など、上司や社員の業務を代わって行うことが多いです。
なので、文字を書くことが好き、または苦でない人の方がオススメです。
事務以外の雑務もかなりある
これも会社の規模や所属する部署によってかなりの違いがあると思います。
過去にフルタイムで会社勤務をしていた20年以上前には、女性社員だけに「お茶当番」や「掃除当番」がありました。
現在の事務所では女性ひとりなので、「トイレ掃除」「ゴミ集め・ゴミ捨て」「事務所の掃除」という仕事は、当たり前のようにあります。
これは会社トップの考え方にも大きく左右されると思いますが、小さな会社や営業所などでは女性のオフィスワーク、事務仕事には無言で付属しているものかもしれません。
雑務は必須業務完了&業務時間内に限り行う！と決める
しかし、雑務に関しては必須業務が完了した後に行い、それが業務時間外であればやり残しても良いと私は考えます。
勤務し始めた頃は自分からすすんで雑務も行っていましたが、年々仕事が増え、時間内に終わらせることが難しくなってきたこともあり、考えを改めました。
もし、これで支障があるようなら、上司に相談すれば良いと思います。
【オフィスワークの働き方】キャリアとスキルが強みになる
maiオフィスワークはパートでも雇ってくれるのかな？
こちらの記事では、オフィスワークの働き方について解説します。
- 会社勤務のキャリアは強みになる
- 事務経験があれば採用されやすい
- パート勤務でも雇ってくれる？
ｍaiさんのように以前に会社勤務をしていて子育てが落ち着いたら、また仕事に就きたいという女性は多いでしょう。
実際に私も20代のころに会社勤務をしていて、かなりのブランクがありましたが今は会社で事務をしています。
ここではオフィスワークの働き方について、詳しく解説します。
会社勤務のキャリアは強みになる
会社勤務のキャリアがあることは再就職に有利です。
事務しごとはどんなジャンルでも必要な職種なので、デジタル時代になった今でも転職サイトで募集されているのをよく見かけます。
履歴書や職務経歴書にこれまでのキャリアについて詳しく書くことで、人事担当者の目に留まります。書類選考をクリアすれば、あとは面接で自己アピールできますよね。
応募書類の文章力も審査されています
事務しごとでは文書作成やメール、電話応対などがあるので、応募の際の履歴書や職務経歴書で文章力や語彙力、誤字脱字がないか、表現がわかりやすいか、などもチェックされているはずです。
オフィスワークのキャリアがあれば問題ないと思いますが、職務経歴書の書き方などを調査し、記入後の文章チェックも怠らないようにしましょう。
事務スキルがあると採用されやすい
これはどんな業種でも言えることですが、オフィスワーク職に就くなら事務仕事の経験がない人よりもある人の方が有利です。
その会社専門の業務以外の細かなことは、事務の経験があればわざわざ教える必要がありませんからね。
事務しごとが得意の人は、細かな業務や先回りして仕事ができる人が多いので社員や上司にはとてもありがたい存在です。
hana事務の経験が少しでもあるなら、大いにアピールしましょう！
パート勤務でも雇ってくれる？
これは現実に私が証明しています。私は午前中3時間だけのパート勤務で採用されて、3年半働いています。
そもそもパートで事務を募集している会社は、その時間内で完了できる業務内容なので、パート勤務を希望するならフルタイム募集している会社は初めから除外して探しましょう。
希望勤務時間と募集がマッチしていて、業種や勤務場所が希望に叶えばパート勤務でのオフィスワークは可能です。
オフィスワークの種類まとめ
この記事では「オフィスワークって何？経験をもとにオフィスワークの種類を紹介」というテーマを、下記の内容で解説しました。
- 【オフィスワークの種類】社内の”縁の下の力持ち”
- 【オフィスワークに必要なスキル】汎用性が必要
- 【オフィスワークの働き方】キャリアとスキルが強みになる
これからオフィスワークに就こうと考えている人の参考になればうれしいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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