【フリーランス経理】経費レシートを管理すれば記帳がラクチン！

こんにちは！hanaです。

この記事では【フリーランス経理】経費レシートを管理すれば記帳がラクチン！というテーマについて解説します。
これから記帳を始めようとしているフリーランスさんは、ぜひ参考にしてくださいね！

• 経費レシートの整理や保管方法がわからない
• レシートがないときは経費にできないの？
• 確定申告をラクにするレシート管理が知りたい

この記事を書いているhana(hanamaipop)は、2013年7月からWebライティングの仕事を始めました。現在は会社勤務をしながら、Webライターとして活動しています。

そんなhanaは夫の自営業の経理業務を15年行っており、現在も継続中です。
経理を始めた頃はまったく知識がなく、税理士さんに習いながら手探り状態で仕事を開始しました。

その頃の私と同じように初めての経理で困っているフリーランスさんのために、経費レシートの管理について詳しく解説します。ぜひ、参考にしてください。

電子帳簿保存法改正により、2022年1月1日以降、任意のタイミングで帳簿の電子保存を開始できます。この記事は、2021年10月時点の管理方法として参考にしてください。

この記事で解決できる内容はこちら！

• フリーランスの経費レシートはどうやって管理する？
• レシートがない経費と振り込み経費の管理方法
• フリーランスの経費レシートはファイルで管理

どんなものが経費になるのかを知りたい方は「Webライターの確定申告で経費になるものって何がある？」の記事を参考にしてください。ライター以外のフリーランスの方も参考になるはずです。

 フリーランスの経費レシートはどうやって管理する？

こちらのテーマでは、経費レシートの管理と保管方法について解説していきます。

この記事の内容

• 経費レシートの保管は確定申告のため
• レシート管理で確定申告がラクになる
• 経費レシートに必要事項をメモする

記事を読むメリット

• 経費レシート管理の必要性が理解できます

この記事では、経費レシートの管理がなぜ必要なのか？管理することでどんなメリットがあるのか？について解説します。

経費レシートの保管は確定申告のため

基本的なことですが、経費となる商品を購入したレシートや領収証は確定申告に必要です。

このレシートの内容を元に記帳の際に科目で分類して、経費として申告します。
レシートや領収証は、経費を購入した証となる重要な書類です。「記帳したから不要」ではなく、法律上の保管義務もあるので、大切に扱いましょう。

経費レシートや領収証がない場合の処理方法については、別の記事で解説します。

レシート管理で確定申告がラクになる

レシート管理といっても何をすればよいかわからない人もいると思いますが、とても重要です。長年、経理をしていて何よりも面倒だったのが、用紙の形式も、購入した店も、科目もバラバラな「レシート管理」でした。

試行錯誤してきた結果、それぞれのレシートに必要なことをメモしたら、これで記帳がぐっとラクになりました。

また、フリーランスの場合は家計費と同時に買い物をすることが多いので、家計費レシートと経費レシートをあらかじめ分けておくことが大切です。

記帳前のレシート管理

1. 経費分と家計分を分けておく
2. 同時に購入したレシートにはメモしておく
3. 経費レシートをひと月ごとに分けておく

次のパートでは、経費レシートに記入するメモの項目について解説します。

経費レシートに必要事項をメモする

レシートには、購入した店名や日付、商品名、金額がすでに印刷されていますね。経費の記帳の際にはもちろん、これらの項目が必要です。

そして、さらに記帳をラクにするためには、次の項目を記入しておきましょう。

レシートにメモする項目　⇛購入日、科目、レシートナンバー

これらの項目をメモする方法は以下の手順です。

レシートへの記入方法

1. 経費レシートを日付順に並べる
2. レシートの右上に色ペンで日付を記入
3. 勘定科目をメモする　⇒記帳のときに勘定科目を調べる必要がなくなります
4. 下部にレシート番号を記入する　※これは記帳に必要なレシート番号です

　例）消耗品費　⇒　シ　　
　　　雑費　⇒　ザ　　　

 レシートがない経費と振り込み経費の管理方法

この記事の内容

• 経費レシートがない場合の対処法
• 経費を振り込んだ場合の対処法

こちらのテーマでは、レシートがない経費と振り込みの経費について解説していきます。

レシートがない場合の対処法

「必ずレシートを保管！」といっても、自動販売機や交通費、慶弔費など、レシートがない経費もありますよね。

経費レシートがない場合は、出金伝票に記入しましょう。

必要な項目は、日付、科目、摘要、金額です。
・摘要欄には購入した店と商品名を記入します。

出金伝票は、事務用品を売っている店や、ネットショップでも販売されています。

インターネットで検索すればフォーマットをダウンロードできたり、エクセルでも作成できますが、頻繁に必要なものではないので、手書きの出金伝票を1冊購入しておくのがよいでしょう。

経費を振り込んだ場合の対処法

振り込みの経費について解説します。

実際に銀行で振り込んだ場合には、振込明細書が証明になります。

銀行には出向かず、ネットで経費を振り込んだ場合は、振込完了の画面をスクショして印刷しておけばOKです。

• 銀行で振込　⇛振込明細書
• インターネット振込　⇛完了画面を印刷

フリーランスの経費レシートはファイルで管理

こちらのテーマでは、このような悩みを解決するために解説していきます。

この記事の内容

• 確定申告のためのレシート管理方法
• レシート整理におすすめのファイルは2タイプ

この記事を読むメリット

• 確定申告のためのレシート管理と整理方法がわかります

経費レシートや領収証は、専用のファイルで管理するのがおすすめです。
 

確定申告のためのレシート管理方法

私が経理を始めた頃は、税理士さんに言われるままにレシートや領収証を”証憑綴”というものに丁寧に貼り付けていました。

しかし、この作業がとても無駄であることに気づいたんです。

たしかにレシートや領収証は、経費であることの証明として保管が必要ではありますが、確定申告が終われば滅多に見ることはありません。法令で定められた期間、保管さえしていればいいのです。

法廷保存期間は、青色申告・白色申告、法人・個人に関わらず7年間と定められています。

なので丁寧さよりも、わかりやすく簡潔にファイリングするほうが効率的です。 

レシート整理におすすめのファイルは2タイプ

保管方法は2種類です。

1. 現行の経費レシート用ファイル
2. 確定申告を完了したレシート用ファイル

現行、つまり申告する今年度のレシート管理は、月ごとに分けてファイルします。
 

現行の経費レシートファイル

上下2段で12ページあり、月ごとに分けて保管できるので便利です。私は上段に私のWebライターの経費レシート、下段を夫自営の経費レシートを入れて使っています。
レシートや領収証だけでなく、出金伝票や振込明細書などをまとめて入れています。

確定申告を完了したレシートファイル

確定申告を完了したら、現行のファイルから完了用ファイルに移します。

これは100均で購入したファイルですが、1ページに4つのポケットが付いています。

レシートは縦長なので下の2列のみを使って月ごとにまとめてホチキスをし、一番上のレシートに年月を記入して保管しています。少しかさばりますが、以前使っていた証憑綴ファイルよりも断然小さめ。

また、このファイルの場合はとじ穴があるので、さらにまとめてファイリングすることもできます。
ファイルは使いやすいものでOK。ただし12ヶ月分のポケット数があるものがおすすめですよ！

【フリーランスの経費レシート管理】まとめ

この記事では「【フリーランス経理】経費レシートを管理すれば記帳がラクチン！」について解説しました。

• フリーランスの経費レシートはどうやって管理する？
• レシートがない経費と振り込みの場合の管理方法
• フリーランスの経費レシートはファイルで管理

経費レシート管理のポイント

1. 経費レシートにひと手間加えて保管するだけで確定申告がラクになる！
2. レシートがない場合や振り込みの場合の処理方法もカンタン！
3. 経費レシートは現行用と確定申告完了用の2つのファイルで管理！

この管理方法で、私は自分のWebライター経費と夫の自営業経費をうまく管理できていて、毎年の確定申告がとてもスムーズです！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！