こんにちは！hanaです。
この記事では「電子契約サービスを無料から！『freeeサイン』でオフィス業務を効率化」について解説します。
電子契約サービスについて知りたい人、オフィス業務の効率化を図りたい人は、ぜひ参考にしてくださいね！
mai新入社員のmaiさんは次のようなことで悩んでいます。
- 電子契約に切り替えたいから調べて欲しいと上司に頼まれた
- freeeサインなら名前を知ってるから安心。無料プランもあるってほんと？
- 電子契約サービス『freeeサイン』についてもっと詳しく知りたい！
この記事を書いているhana（hanamaipop）は、2013年7月からWebライティングの仕事を始めました。現在はライティングや事務代行などを行うフリーランスとして活動しています。
この記事では、実際に上司から契約書類業務を依頼されていたhanaが、新入社員のmaiさんの疑問を解決するために電子契約サービス『freeeサイン』について解説します。
同じような疑問を持っている会社員の方は、ぜひ読んでくださいね！
hanaｍaiさんの疑問を一緒に解決していきましょう！
※この記事には一部PRが含まれます
電子契約の仕組みとメリット
mai電子契約に切り替えたいから調べて欲しい…と上司に頼まれたんだけど、電子契約ってどういう仕組み？
ここでは、電子契約の仕組みとメリットについて解説します。
オフィス業務の中でも、契約に関することはとても重要です。
契約書を作成し、社内でのチェック、上層部の確認と承認印を得た上で契約先に確認して了解をもらい、はじめて契約書を取り交わします。
甲乙両者のサインをして契約完了。完了した契約書は、重要書類として保管します。
緊張感のある書類で手間もかかり、作成にはとても気を使いますよね。
取引先が多ければ多いほど契約業務が多くなり、途中の変更や修正もあるため、書面での契約の場合、かなりの人件費と経費がかかります。
効率化を考えれば、すぐにでも電子化したいものですが、そもそも電子契約サービスとはどのような仕組みなのでしょうか？
電子契約の仕組み
※公式サイトより引用
電子契約サービスとは、紙の契約書に印鑑を押す代わりにPDF形式の電子契約書に電子署名やタイムスタンプを付与して契約を締結できるサービスのことです。
電子契約の場合、送信者側はPC上のワードなどで契約書を作成し、電子契約サービスにアップロードします。
受信者側にはアップロードされた契約書にアクセスできるURLがメールで届きます。そこから内容を確認して問題なければ電子署名等を付与し、契約の締結が完了するという仕組みです。
hana電子契約の場合は、PDFデータが原本となります。
契約内容を確認したい場合は、電子契約サービスのクラウド上や当事者自身のサーバー内でデータを保管しておき、いつでも閲覧ができます。
書面契約の場合は書類の確認や捺印が必要なため、テレワークが増えている現在でも出社を余儀なくされるケースがありますが、クラウド上で保管される電子契約では、出社することなく書類の確認ができ、押印の必要もありません。
電子契約のメリット
電子契約の最大のメリットは、なんと言っても「コストの削減」です。書面契約に比べると大幅にコストを減らすことができます。
書面契約で発生するコストは以下のようにたくさんあります。
| 製本や印刷コスト | 用紙、インク代、製本テープなど |
| 収入印紙代 | 契約金額によって収入印紙が必要 |
| 配送コスト | 封筒、切手代、レターパック料金など |
| 保管コスト | 保管用ファイル、保管場所の確保など |
| 内容の確認 | 社内承認や上司の確認印が必要 |
| 相手先への確認 | 内容確認の電話やメールが必要 |
| 書類の送付 | 送付票作成、住所・FAX番号などの確認と送付作業 |
| 経理担当者 | かかった費用の細かい記帳が必要 |
書面契約の場合は上記コストだけでなく、作成から承認までに必要な段取りが多く、期間を要します。
また、社内チェックの段階でミスや修正があれば、書類の作り直しでさらに手間が増え、契約合意までにかなりの時間がかかってしまいます。
- 契約書類の作成 …テンプレートに項目を入力
- 社内の確認承認 …クラウドで可能
- 電子契約サービス …月額利用料金
電子契約サービスを利用した場合の人的・物理的コストは上記のとおりです。
hana圧倒的にコストを減らせますよね！
freeeサインの特徴と料金プラン〜無料お試し可能！
maifreeeサインなら名前を知ってるから安心。無料プランもあるってほんと？
hanafreeeサインは無料から始められますよ！
この記事では、電子契約サービス『freeeサイン』の特徴と料金プランについて解説します。
- freeeサインの特徴
- freeeサインの料金プラン
さまざまな電子契約サービスの中でも「freeeサイン」は、「会計ソフトfreee」で馴染みがある人も多いでしょう。
freeeサインは「NINJA SIGN by freee」というサービスでしたが、2022年3月より「freeeサイン」に名称変更となりました。
freeeサインを提供しているのは「株式会社サイトビジット」です。（株式会社サイトビジットは2021年4月にfreee株式会社のグループに参画しました）
それでは、freeeサインの特徴と料金について見ていきましょう。
freeeサインの特徴
freeeサインはシンプルでわかりやすい操作画面が特徴で、初めて電子契約を導入する場合でも、使い方に困ることなく安心して使えます。
freeeサインの機能と内容
- 文書のひな形をテンプレートとして登録できる
- 社内承認はリモートで可能、履歴やコメントも残せる
- 印刷、押印、郵送が不要、収入印紙も不要
- freeeサインの契約書も過去文書もPDFで一括保管できる
freeeサインの特徴
- シンプルな画面で操作方法がわかりやすい
- 文書を何通送信しても料金は同じ（従量課金が発生しない）
- 契約書を交わす相手先へもfreeeサイン担当が電話サポート
不明点はメールやチャットでサポートしてもらえ、それだけで解決できない場合は専任担当者へ電話がつながるのですぐに解決できます。
また、さらに安心なのは契約する相手先も電話でサポートしてもらえること。これは助かりますね。
※契約する相手先がfreeeサインに登録する必要はありません。
freeeサインの料金プラン
企業向けプランには4つのプランがありますが、利用者が1人の場合は月50通までの文書を送信できる「Lightプラン」がおすすめです。
ユーザー数、送信数、必要な機能など、企業規模や契約数に応じて自社に合うプランを選ぶと良いでしょう。
「まずは実際に使って確かめたい！」という場合は、お試しで使える無料のプランもあります。
無料プランで送信できるのは月1通ですが、テンプレートやタイムスタンプ、文書の保管などが利用できるので、実際に電子契約書を作ったり、操作について体感できます。
＼無料お試しあり！／
料金プランによる機能比較
freeeサインには、契約書の作成から承認、締結、管理までカバーする便利な機能が備わっています。
freeeサインの機能について詳しく知りたい方は「公式サイト・freeeサインの機能」よりご確認ください。
freeeサインはワンストップ型！おすすめのポイントとプラン詳細
mai電子契約サービス『freeeサイン』について、もっと詳しく知りたい！
この記事では、freeeサインのワンストップ型サービスとプラン詳細について解説します。
- freeeサインはワントップ型の電子契約サービス
- freeeサインの便利な機能
さまざまな電子契約サービスがありますが、freeeサインは、契約書作成から管理まで契約業務のプロセスをオンラインで完結できるワンストップ型の電子契約サービスです。
ここでは、freeeサインのワンストップ型電子契約サービスについて解説します。
freeeサインはワントップ型の電子契約サービス
電子契約に関するサービスは様々ありますが、電子契約機能のみ、契約書保管機能のみ、などのサービスが多く、一貫して管理できるサービスは多くありません。
freeeサインは、契約書作成から保管までを一括で管理できるワントップ型の電子契約サービスなので、これまで煩雑だった契約業務をスムーズに進められ、クラウド上で保管するので、社内でのやりとりもスムーズです。
こちらの紹介動画でサービスの概要が説明してありますので、こちらからご覧ください。（動画内では旧名称「NINJA SIGN」で解説しています）
freeeサインの便利な機能
freeeサインには、契約の内容や必要なシーンに応じて使い分けられるサービスがあります。それは「電子サイン」タイプの契約と「電子署名」タイプの契約です。
電子サインと電子署名のちがい
freeeサインでの「電子サイン」タイプと「電子署名」タイプの違いは、契約書PDFファイルに「電子署名」が付与されているか否か、という違いです。
- 電子サイン…「タイムスタンプ」＋「メール認証」を用いた契約
- 電子署名 …「タイムスタンプ」＋「メール認証」＋「電子署名」を用いた契約
freeeサインの「電子サイン」タイプは送信料金無料で利用できます。
「電子署名」タイプの利用料金は1通220円（税込）ですが、文書PDFファイル上の署名パネルに「いつ・何を・誰が」契約した文書なのか表記されるので、以下のように契約の締結日時を長期間担保したい場合は「電子署名」タイプの利用が推奨されます。
「電子署名」タイプ推奨の契約
- 法令上、電子署名が求められている書類の場合
- 契約金額が高額の場合
- 初めての取引先との契約の場合
タイムスタンプについて
タイムスタンプとは、契約の締結時刻を電子契約書に付与することで、その電子契約がたしかに存在し、改ざんされていないことを証明する技術です。
・電子サインタイプ：タイムスタンプ付与後10年間「更新は不可」
・電子署名タイプ ：タイムスタンプ付与後10年間「期間延長が可能」
freeeサインでは、このように「電子サイン」タイプと「電子署名」タイプを必要なシーンに応じて柔軟に使い分けられます。
電子契約書作成から管理まで可能な『freeeサイン』の電子契約サービスをオフィス業務の効率化に役立てましょう！
＼無料お試しあり！／
電子契約サービス『freeeサイン』まとめ
この記事では「電子契約サービスを無料から！『freeeサイン』でオフィス業務を効率化」について解説しました。
- 電子契約書作成から管理までできるワンストップ型サービス
- 4つの月額プランから自社に合うものを選べる
- 便利な機能やサポート体制が充実している
企業にとって重要な契約業務を電子化することで、かなりのコスト削減と時間短縮が期待できます。
ワントップ型の電子契約サービス『freeeサイン』で業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
mai電子契約サービスを導入すれば契約業務がスムーズにできそうですね！
hanaデジタル化は今後さらに進んでいくので早めの導入がおすすめです！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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